Когда оформляется реестр при отправке писем



Когда оформляется реестр при отправке писем

Приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.2020 N 98-п «Об утверждении Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» (вместе с «Порядком приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (редакция N 2)»


При вручении отправлений EMS, EMS РТ, Бизнес курьер, Бизнес курьер экспресс с объявленной ценностью, пересылаемых с описью вложения, с дополнительной услугой «ВСД» водитель-курьер перед приемом отправления «ВСД» осуществляет проверку соответствия вложения почтового отправления описи вложения в соответствии с п. 10.2.2 настоящего Порядка. — пакет документов, требующих его заполнения/подписи; — ранее заполненный бланк ф.

Е1-в отправления «ВСД» (приложение N 29 к настоящему Порядку). 6.1.5.9. В случае отказа адресата вскрыть почтовое отправление по основной услуге и/или оформить отправление «ВСД», водитель-курьер на копии бланка ф. Е1-в «Подтверждение получения» почтового отправления по основной услуге проставляет отметку «Получатель отказался от вскрытия/оформления» и заверяет ее своей подписью.

6.2. Особенности приема регистрируемого почтового отправления в зависимости от разряда почтового отправления 6.2.1. Особенности оформления почтовых отправлений в зависимости от разряда 6.2.1.1. При сдаче почтового отправления в разряде «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное» отправитель должен нанести на адресную сторону РПО (предпочтительно в правом верхнем углу) отметку о разряде почтового отправления.

Отметка может быть нанесена типографским способом, написана от руки или путем проставления оттиска соответствующего штампа.

6.2.1.2. При сдаче почтового отправления в разряде «Межоператорское» в зависимости от вида и категории почтового отправления на его адресной стороне ОС выполняет следующие отметки: — на заказных почтовых отправлениях — «Межоператорское» «Заказное»; — на почтовых отправлениях с объявленной ценностью — «Межоператорское» «Ценность на сумму ____ рублей».

6.2.2. Группы отправителей почтовых отправлений в зависимости от разряда 6.2.2.1. Право пересылки почтовых отправлений в разряде «Президентское» имеют: Президент РФ, Администрация Президента РФ, Управление делами Президента РФ, Канцелярия Президента РФ, Секретариат Руководителя Администрации Президента РФ, Аппарат советников Президента РФ, Аппарат Совета Безопасности Президента РФ, Государственно-правовое управление Президента РФ, Контрольное управление Президента РФ, Референтура Президента РФ, Управление Президента РФ по внешней политике, Управление Президента РФ по внутренней политике, Управление Президента РФ по вопросам государственной службы и кадров, Управление Президента РФ по государственным наградам, Управление Президента РФ по обеспечению конституционных прав граждан, Управление информационного и документационного обеспечения Президента РФ, Управление Президента РФ по межрегиональным и культурным связям с зарубежными странами, Управление Президента РФ по работе с обращениями граждан, Управление пресс-службы и информации Президента РФ, Управление протокола Президента РФ, Экспертное управление Президента РФ, Управление Президента РФ по обеспечению деятельности Государственного совета РФ, Аппараты полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах, Приемные Президента РФ. 6.2.2.2.

Как составить реестр писем

23 февраля 2012 Автор КакПросто!

Реестр исходящих писем – это обязательный документ. Правила его составления установлены Почтой России и отражены в форме ф.103. Этот документ требуется при рассылке даже небольшой партии писем.

Статьи по теме:

Реестр отправки корреспонденции образец

Оглавление:

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов.

Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа. Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

    Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра; Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве. Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период). Образец оформления реестра документов Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

    хранение документации; учет; передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности.

Реестр при отправке писем по почте

» Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2).

Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены. Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами. Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки.

По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены. Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами.

Акцентируем ваше внимание на том, как правильно оформлять уведомление о доставке письма.

Если вы точно знаете, что адресат «не хочет» получать ваше письмо, то написать только его фамилию недостаточно. Например, на уведомлении указана фамилия директора фирмы, которому отправляется письмо: «Левицкому».

Когда оформляется реестр при отправке писем

В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате .jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон. Отслеживание писем Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России».
Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис.

2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2 Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3).

Код состоит из 14 цифр. Сумму тут можно ставить любую, но не стоит забывать, что именно от этой цифры будет рассчитываться госпошлина, которую придется уплатить. Так что не стоит оценивать в миллион фотографию любимой бабушки.

  1. В нижней части подводится итоговая сумма, которая получается путем сложения всех цифр в столбце «Стоимость».

Так как опись вложения заполняется в двух экземплярах, очень важно, чтобы информация в них было побуквенно идентична.

Обнаружив расхождение даже в одну букву, оператор может потребовать переписать документ. Однозначно ответить на этот вопрос практически нереально. Дело в том, что тут все зависит от слишком многих факторов.

Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к.

это более постоянная единица в организации, чем работник.

  1. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
  2. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
  3. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
  4. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Отличный секретарь

На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт.

Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России.

Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.

Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать.

Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем. Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии.

В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать.

Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя.

Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.

Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России.

Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.

Реестр на почту для отправки писем

Добрый день, Коллеги! Поделитесь, пожалуйста, бланком списка заказных писем для почты РФ.

На сайте почты РФ есть бланк формы 103.

Не могу понять, его надо заполнять? Мне или работнику почты? Или мне в произвольной форме нужно составить реестр отправлений? Нашла такую информацию, может кому-нибудь окажется полезной. «Список для отправки партионных почтовых отправлений по ф.103 применяется при оформлении партионного приема. Выписывается одна квитанция на все почтовые отправления.

Отправляемые предприятиями, организациями, учреждениями и частными лицами внутренние регистрируемые почтовые отправления в количестве 5 шт. и более в один или несколько адресов, именуются партионными.

Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со списками ф. 103. В один список отправителем поименно включается не более 35 почтовых отправлений одного вида (денежных переводов — до 50).

При наличии 10 и более посылок в один адрес (крупногабаритных и тяжеловесных — до 10) отправитель формирует их в прямые группы до мест назначения и составляет отдельный список ф.

103 на каждую группу. Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничено, за исключением посылок и контейнеров. Телеграфные переводы сдаются по отдельным спискам ф.

103. При этом в квитанции указывается номер списка, дата приема, общее количество отправлений с указанием номеров (с номера по номер), а также общая сумма платы за пересылку и дополнительные услуги.

Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Наша справка Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны: горячая линия «Почты России» – 8-800-2005-888; горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка; телефон главпочтамта в городе; телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).

Письма лично на почту ношу…

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается.

Между тем сложностей здесь предостаточно.

Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат. В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте. Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации.

Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени. Недостатки такого подхода очевидны:

  1. при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.
  2. трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  3. чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами.
Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже. Работа «Почты России» строго регламентирована.

Работнику, ответственному

Почтовые правила, или Что нужно знать бухгалтеру о предоставлении отчетности по почте

Представление отчетности по почте, возможно, один из наиболее удобных и доступных способов подачи отчетности, предусмотренный законодательством.

В отличие от представления отчетности лично, в данном случае не надо тратить время на поход в налоговую, стоять в очереди, а в отличие от представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи – не надо выбирать оператора связи, заключать с ним договор, устанавливать соответствующее программное обеспечение, да и расходы, необходимые на представление отчетности по почте, значительно меньше расходов на представление отчетности по телекоммуникационным каналам связи.

Казалось бы, сплошные плюсы. Однако, чтобы отправить отчетность по почте, необходимо знать о недостатках такого способа, о проблемах, с которыми можно столкнуться в данном случае, о претензиях налоговых органов, о том, какие разъяснения дает по этому вопросу Минфин и как складывается арбитражная практика.Кроме того, следует правильно отнести затраты на представление отчетности по почте на расходы с учетом «упрощенной» специфики.

Об этом и пойдет речь в предложенной статье.Способы представления отчетности Согласно ст.

80 НК РФ налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.В пункте 3 ст. 80 НК РФ содержатся исключения из общего правила. Так, согласно данному пункту налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством РФ.Однако к «упрощенцам» данное исключение не относится.

Реестр на почту для отправки писем

» Трудовое право В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции. Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф. Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем Реестр представляет собой таблицу.

Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь) Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”: Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк. 2. Наименование страны назначения и город.

Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют.

Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса. 3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

4. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета. Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е.

на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора. 5.

Ваше право

Заказное письмо – почтовое отправление с письменным сообщением, которому присвоен индивидуальный номер (штрих код).

Заказные письма рассылаются с использованием утвержденной формы (форма 103.) и вручаются под роспись. Прохождение и вручение заказного письма можно отследить в режиме он-лайн на сайте ФГУП «Почта России». Предельные размеры письма: min: 110х220 мм.

или 114х162 мм. max: 229х324 мм.

Предельный вес: 100 гр. Основные упаковочные материалы: конверт Е65, С5, С4. Возможная упаковка: ручная упаковка, упаковка на линии автоматической вкладки писем в конверты. Сроки прохождения заказной почты через ФГУП «Почта России»: зависят от региона доставки писем и могут составлять от 3-4 дней до 10-16 дней в дальние регионы России.

Образец оформления конверта: Форма 103. Особенность рассылки заказных писем: Доставка до адресата, с вручением под роспись. Наиболее часто используемый вид отправления при рассылке важной и ценной почты – документов.

С тарифами на пересылку заказных писем можно ознакомиться в разделе «Почтовые тарифы».

Заказное письмо можно рассылать с простым или заказным уведомлением. Уведомление – это бланк утвержденной формы, который пересылается вместе с почтовым отправлением, подписывается при вручении почты и пересылается отправителю в качестве доказательства вручения почтового отправления.

Услуги компании РусПост при рассылке заказных писем: Подготовка базы данных к рассылке. Проверка правильности адреса.

Печать адресов на стикеры, конверты; Подготовка и вывод списков. Форма 103. Подготовка и печать уведомлений; Печать и персонализация вложений; Упаковка заказной почты в конверты; Отправка заказных писем — передача почтовых отправлений ФГУП «Почта России»; Получение и обработка возвратов.

Компания РусПост рекомендует пользоваться отправкой заказной письменной корреспонденцией при рассылке документов, счетов фактур, индивидуальной и ценной информации.